Giảm hội họp, không phát biểu dài dòng quá 50 phút

Tại nhiều cuộc trao đổi với đồng nghiệp và bạn bè về vấn đề “tiết kiệm, chống lãng phí”, tôi rất hay nhận được câu hỏi: “các cơ quan, đơn vị ở các nước phát triển quy định thế nào về tiết kiệm, chống lãng phí?”. Đây là một khái niệm rộng, nhưng trong phạm vi cơ quan, đơn vị thì quả thực, dựa vào trải nghiệm quốc tế của mình, chưa khi nào tôi được đọc các quy định cụ thể. Thay vào đó, qua những tương tác trong cuộc sống hàng ngày với người dân, sinh viên, giảng viên, nhân viên làm việc tại trường đại học, cũng như với công chức chính quyền…, tôi thấy người ta rất đề cao tính hiệu quả (efficiency) trong từng hành vi cá nhân cũng như các quyết định của tổ chức.

Theo cách hiểu đơn giản, “hiệu quả” tức là gắn với tình huống cụ thể, cá nhân sẽ phải tính toán làm sao để mọi chi phí ở mức tối thiểu nhưng lợi ích thu về phải tối đa, cao nhất có thể. Chúng ta cũng có thể hiểu đó là ý thức và hành động tiết kiệm, chống lãng phí ở mức độ cao nhất. Tôi thấy, tư duy và hành động hiệu quả đã “ngấm vào máu” và trở thành phản ứng tự giác của hầu hết những người mà tôi gặp ở các quốc gia phát triển. Bên cạnh cảm giác người ta có vẻ gì đó hơi “thực tế”, thậm chí “thực dụng”, phải thừa nhận rằng rất hiếm thấy những “động tác thừa”, hay rộng ra là những biểu hiện lãng phí trong cuộc sống và công việc hàng ngày của họ.

Phong cách họp gọn nhẹ, hiệu quả được chú trọng ở nhiều nước (Ảnh minh họa: CV)

Thực tế nêu trên có thể được lý giải từ nhiều góc độ với nhiều yếu tố khác nhau. Theo các nhà nghiên cứu xã hội học, một điểm quan trọng bậc nhất là các nước phát triển đã hoàn thành tiến trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa. Vì thế, con người và cộng đồng xã hội đã vượt qua giai đoạn tư duy cảm tính vốn phổ biến trong các nền kinh tế – xã hội truyền thống, đạt đến trình độ tư duy duy lý trong các nền kinh tế – xã hội hiện đại. Max Weber, nhà xã hội học người Đức, mô tả quá trình duy lý hóa (rationalization) là tiến trình con người gia tăng tri thức, sự hiểu biết, chuyên môn hóa, đề cao bản sắc cá nhân, tăng cường khả năng kiểm soát đời sống vật chất và xã hội. Tiến trình duy lý hóa giúp mỗi cá nhân, tổ chức luôn phải tính toán chặt chẽ, tỉ mỉ giữa chi phí và lợi ích, nhờ đó giảm thiểu những hành vi, quyết định tùy tiện, thiếu cân nhắc thấu đáo, gây lãng phí các loại nguồn lực như tài chính, thời gian, sức khỏe… vào những việc hình thức, không tạo ra giá trị, không giúp cải thiện chất lượng công việc và cuộc sống theo hướng tốt đẹp hơn.

Nói như vậy không có nghĩa là tuyệt đối hóa những đặc điểm này ở các nước phát triển. Trong cộng đồng hàng triệu dân thì tất nhiên sẽ có sự đa dạng về tính cách, lối sống. Ở đây tôi chỉ nói về nét phổ biến mà tôi cảm nhận được sau quá trình sinh sống và học tập ở nước ngoài. Dù cũng tạo ra những vấn đề nhất định, nhưng ưu điểm rõ rệt của tiến trình duy lý hóa là giúp cá nhân, tổ chức từng bước trở nên chuyên nghiệp hơn, hiệu quả hơn.

Ở nước ta, tiết kiệm, chống lãng phí là một chủ trương, chính sách nhất quán của Đảng, Nhà nước và được thực hiện thường xuyên, liên tục. Trong bài viết “Thực hành tiết kiệm” công bố ngày 1/6, Tổng Bí thư Tô Lâm đã nêu những kết quả tích cực, đồng thời thẳng thắn chỉ ra: “Các chủ trương, chính sách tiết kiệm chưa thật sự phát huy hiệu quả; sự lãng phí, thất thoát tài sản, ngân sách nhà nước đã và đang diễn ra trên phạm vi rộng gây nhiều hệ lụy nghiêm trọng…Thực hành tiết kiệm chưa thành nền nếp thường xuyên; tiết kiệm chưa trở thành ý thức thường trực của một bộ phận cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức và nhân dân…Lãng phí không chỉ tồn tại ở các cơ quan Nhà nước mà ngay trong hoạt động xã hội của người dân”.

Với các loại lãng phí ở nước ta, tôi thấy lãng phí thời gian là một trong các dạng dễ xảy ra nhất, tuy vô hình nhưng hậu quả lại hữu hình và có thể dẫn đến những sự thất thoát, lãng phí nguồn lực khác rất nghiêm trọng. Đây đó chúng ta có thể dễ dàng chứng kiến những cuộc họp, hội nghị được tổ chức hết sức rườm rà, nội dung sáo rỗng, mà bằng chứng là khi bắt đầu thì đông người dự nhưng chỉ cần đến sau giờ giải lao là khán phòng vắng hẳn.

Lãng phí thời gian có thể bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân nhưng tôi cho rằng nguyên nhân trực tiếp và dễ thấy nhất là ở một bộ phận những người làm việc cả trong khu vực công và khu vực tư còn thói quen tư duy lỏng lẻo, đại khái; lề lối và tác phong làm việc tùy tiện, thiếu tính toán chặt chẽ, chưa nói đến khả năng sử dụng các hoạt động tập thể để phục vụ các lợi ích thiển cận của cá nhân, nhóm.

Ngày 11/12 vừa qua, Thường trực Ban Bí thư Trần Cẩm Tú đã ký ban hành Kết luận số 226-KL/TW về việc chấn chỉnh lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị. Trong các nội dung trọng tâm, đáng chú ý của kết luận số 226 có yêu cầu các cơ quan, đơn vị trong hệ thống chính trị phải rà soát, đơn giản hóa, và rút gọn, tích hợp các quy trình, thủ tục trong ban hành văn bản; các văn bản phải ngắn gọn, xúc tích, dễ hiểu, rõ mục tiêu, khả thi; không tổ chức những hội nghị nếu đã có văn bản hướng dẫn chi tiết, tinh giản 10% số lượng hội nghị hàng năm. Tại các hội nghị, phát biểu chỉ đạo và phát biểu tham luận không quá 10 phút, phát biểu kết luận của lãnh đạo không quá 50 phút…

Việc nhanh chóng chấn chỉnh lề lối làm việc theo tinh thần của kết luận số 226 là yêu cầu tất yếu, khách quan với mọi cơ quan, đơn vị trong tiến trình xây dựng nền quản trị quốc gia hiệu lực, hiệu quả. Tất nhiên, chúng ta không duy ý chí mà tiến hành công cuộc này bài bản, khoa học. Với “quán tính” nhiều năm qua, rõ ràng khắc phục tình trạng trùng lặp, rườm rà, rắc rối về ban hành văn bản hay tinh gọn, chú trọng hiệu quả trong cách thức tổ chức các hội nghị, cuộc họp là những vấn đề cần thời gian và quyết tâm.

Trên thực tế, không ít lần tôi được nghe kể về những cuộc họp với nội dung trùng lặp, những hội nghị kéo dài lê thê, nhàm chán, gây bức bối cho người tham dự, lãng phí nguồn lực cho cả cá nhân và tổ chức. Có những cuộc hội họp nhàm chán, không những không hiệu quả, mà ngược lại, có thể bị nghi ngờ về tính hình thức, né tránh trách nhiệm, thậm chí lạm dụng hoạt động đông người chỉ để giải ngân kinh phí. Vì thế, Kết luận số 226 đã rất kiên quyết khi nêu ra các yêu cầu rất cụ thể: tổ chức hội nghị phải căn cứ sát tình hình thực tiễn, số lượng hội nghị trực tiếp chiếm không quá 40% và số lượng hội nghị trực tuyến chiếm không ít hơn 60% tổng số hội nghị trong năm.

Kết luận số 226 đã xác định đúng và trúng các vấn đề liên quan đến lề lối làm việc trong hệ thống chính trị ở nước ta, đề ra giải pháp đồng bộ. Để tinh thần chỉ đạo của Ban bí thư được thực hiện nghiêm túc ở tất cả các cấp, các ngành thì trước hết phụ thuộc vào các ban lãnh đạo, trực tiếp là vai trò và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉnh sửa, uốn nắn thói quen làm việc của cả đơn vị.

Từ góc độ quản trị hiện đại, việc ban hành văn bản tại mỗi cơ quan, đơn vị phải được kiểm soát chặt chẽ, dứt khoát không ban hành những văn bản trùng lặp nội dung, hoặc nội dung đã được công khai dưới các hình thức khác. Việc thực hiện văn bản chỉ đạo cũng phải được đôn đốc, giám sát chặt chẽ, và xử lý nghiêm khắc nếu không hoàn thành đúng tiến độ.

Về các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…, bên cạnh kiểm soát số lượng và hình thức tổ chức (trực tiếp hay trực tuyến), thì yêu cầu hàng đầu là phải xác định rõ những vấn đề sẽ được thảo luận, kết luận, quyết định sau mỗi buổi làm việc có tính tập thể như vậy. Cũng có nghĩa, những cuộc họp, hội nghị với những nội dung chung chung, trùng lặp, hoặc đã được công khai dưới hình thức khác thì dứt khoát chưa cho phép triển khai. Cùng với đó, đơn vị tổ chức các buổi làm việc có tính tập thể cũng phải xác định rõ đối tượng khách mời. Người tham dự phải được xác định chính xác, cụ thể, phù hợp về chuyên môn, chức năng, nhiệm vụ, hoặc thẩm quyền được giao. Cần tuyệt đối tránh tình trạng cứ gửi giấy mời đến đơn vị mà không chú trọng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị đó có phù hợp với mục đích của cuộc họp, hội nghị hay không, hoặc để cho đơn vị có thể cử bất kỳ ai đến dự.

Triển khai nghiêm túc việc chấn chỉnh quy trình, tác phong, lề lối làm việc theo tinh thần của Kết luận số 226-KL/TW chắc chắn sẽ góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của hệ thống chính trị.

Chuyên mục TÂM ĐIỂM mong nhận được ý kiến của bạn đọc về nội dung bài viết. Hãy vào phần Bình luận và chia sẻ suy nghĩ của mình. Xin cảm ơn!