Trả tiền lương như thế nào mới được tính vào chi phí hợp lý?

Hiện vẫn có nhiều thắc mắc của các doanh nghiệp xung quanh việc chi trả lương bằng tiền mặt hay thông qua tài khoản ngân hàng. Cụ thể, Công ty CP Xây dựng Tố Uyên (Lào Cai) gửi câu hỏi đến Cục Thuế (Bộ Tài chính) đề nghị được giải pháp chính sách nội dung về chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động.

Theo đó, công ty chi trả bằng tiền mặt, thu nhập của người lao động dao động từ 11 triệu đồng – 22 triệu đồng/tháng tùy từng người và từng vị trí công tác. Vậy số tiền chi trả cho người lao động bằng tiền mặt này có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không? Nếu có thì được quy định ở đâu? Nếu không được tính vào chi phí hợp lý thì quy định ở đâu? Đồng thời, từ tháng 12.2025, doanh nghiệp trả tiền lương, tiền công cho người lao động theo hình thức 3 lần/1 tháng cụ thể: Lần 1 vào ngày mùng 10 hàng tháng chi trả 4,99 triệu đồng bằng tiền mặt có phiếu chi tiền mặt; Lần 2 vào ngày 20 hàng tháng với số tiền 4,99 triệu bằng tiền mặt có phiếu chi tiền mặt; Lần 3 vào ngày 31 hàng tháng số tiền 11 triệu đồng bằng tiền mặt có phiếu chi tiền mặt. Vậy số tiền của cả 3 đợt chi trên có được tính là chi phí hợp lý không? Việc chi trả nêu trên được thực hiện theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với người lao động, các lần thanh toán bằng tiền mặt có đủ chứng từ: bảng thanh toán lương, bảng chấm công, phiếu chi lương cho người lao động. Đề nghị Cục Thuế hướng dẫn cho doanh nghiệp biết là chi phí tiền lương, tiền công thanh toán cho người lao động bằng tiền mặt có được tính vào chi phí hợp lý không?

Trả lời vấn đề này, Bộ Tài chính trích dẫn quy định tại điều 9 Nghị định số 320/2025 hướng dẫn chi tiết thi hành luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, trong đó nêu rõ các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế là khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Đồng thời cơ quan này cũng trích dẫn quy định tại điều 97 Bộ luật Lao động năm 2019 về hình thức trả lương… Căn cứ vào các quy định, Bộ Tài chính cho biết đối với khoản chi trả tiền lương, tiền công từng lần có giá trị từ 5 triệu đồng/lần trở lên cho người lao động kể từ thời điểm Nghị định 320/2025 có hiệu lực thi hành (ngày 15.12.2025) thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ. Đối với khoản chi tiền lương, tiền công từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng bằng tiền mặt cho người lao động theo đúng quy chế trả lương của doanh nghiệp, nếu có đủ chứng từ theo quy định thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Trước đó, Thuế tỉnh Khánh Hòa cũng trả lời vướng mắc của Công ty TNHH Thực phẩm Nhất Nguyên về việc thực hiện hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đối với chi phí tiền lương chi trả cho người lao động là đồng bào dân tộc thiểu số. Cơ quan thuế khẳng định, mọi khoản chi từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, bao gồm tiền lương, tiền công trả cho người lao động; tiền thuê nhà, thuê xe và các khoản chi khác liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, đều phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Đồng thời theo quy định, các khoản thanh toán từng lần có giá trị dưới 5 triệu đồng không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không tiền mặt (tương ứng doanh nghiệp có thể thanh toán bằng tiền mặt – PV). Việc thanh toán tiền lương cho người lao động phải được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng lao động, có chứng từ đúng quy định. Qua kiểm tra, cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp cố ý chia nhỏ số lần chi trả nhằm “né tránh” quy định thanh toán không dùng tiền mặt, thì có quyền xác định lại nghĩa vụ thuế căn cứ vào bản chất giao dịch thực tế.