Những ngày này, phòng tiếp nhận hồ sơ- giải quyết thủ tục hành chính UBND phường Hiệp Bình Phước, TP Thủ Đức, TP.HCM nườm nượp người dân ra vào để làm thủ tục. Dáng người nhỏ nhắn, tay nhanh chóng nhận hồ sơ của một cụ ông cao tuổi, chị Phạm Nguyễn Huy An, công chức tư pháp – hộ tịch phường, xem rồi hướng dẫn người thân của cụ cặn kẽ, điền chi tiết vào mẫu thủ tục.
Gần trưa, khi lượng người dân đã dần thưa, chị An mới có thời gian xem lại các hồ sơ cần giải quyết trong ngày, chuyển lãnh đạo phường xem, ký và hoàn tất các hồ sơ.
Không để trễ hẹn hồ sơ của dân
Tốt nghiệp ngành luật dân sự Trường ĐH Luật TP.HCM, chị An (sinh năm 1992) đã có 10 năm gắn bó với công việc ở cấp cơ sở ngay từ khi vừa ra trường. “Có một công việc, trở thành công chức làm việc trong môi trường nhà nước là mong ước của bản thân tôi. Khi nhận việc, tôi cũng luôn dặn mình phải làm tốt nhất có thể để giải quyết cho người dân” – chị An mở đầu cuộc trò chuyện.
Trong suốt 10 năm làm việc, trải qua nhiều vị trí công tác ở các phường tại TP Thủ Đức, dù mỗi phường có những đặc điểm riêng nhưng chị An đều đưa ra những sáng kiến phù hợp với nơi mình công tác. “An là người trong khó khăn luôn nỗ lực để vượt qua, đưa ra các giải pháp để giải quyết công việc rất hiệu quả” – một cán bộ từng công tác cùng chị An chia sẻ.
Trong công việc hằng ngày của mình, chị An luôn ưu tiên việc phải làm tốt trách nhiệm của mình với người dân. Chị luôn tự nhắc nhở bản thân rằng không cần phải làm những gì quá lớn lao mà phải bắt đầu từ chính công việc, hành động nhỏ hằng ngày.
“Làm sao giải quyết sớm nhất hồ sơ cho dân, không trễ hẹn của dân, sẵn sàng hỗ trợ người dân khi họ chưa hiểu. Quan trọng hơn cả là phải bám sát đời sống người dân để hiểu được khó khăn của họ. Với mình, đó mới là nhiệm vụ quan trọng nhất, dù là ở vị trí nào chăng nữa” – chị An bộc bạch.
Chính từ lời “tự nhắc nhở” đó, chị An đã luôn quan sát, theo dõi, tỉ mỉ ghi lại những khó khăn mà người dân gặp trong quá trình làm thủ tục. Sau giờ làm, chị mày mò tìm hiểu thêm, đưa ra các phương án có thể giải quyết để tham mưu, đề xuất với lãnh đạo phường.
Đặc biệt, khi tiếp nhận hồ sơ của người khiếm thị, người cao tuổi… chị An nhận thấy khó khăn của họ là không thể tự kiểm định thông tin của chính mình. Cán bộ, công chức phải điền rồi đọc lại cho bên thứ ba là người nhà của người trực tiếp làm hồ sơ, họ có đồng ý thì mới có thể nhập hồ sơ, tờ khai giúp họ.
“Mình nhận ra nhóm đối tượng yếu thế gặp nhiều rào cản trong thao tác và sử dụng công nghệ. Với một phường có hơn 70.000 dân, làm như vậy rất mất thời gian” – chị An bày tỏ và cho hay từ gợi ý của lãnh đạo phường, chị đã hình thành các ý tưởng để giải quyết, hỗ trợ nhóm đối tượng yếu thế, những người không có khả năng thao tác trong việc đăng ký thủ tục hành chính trực tuyến.
Có điều kiện tiếp cận và học nhiều kỹ năng về công nghệ, chị An đã đề xuất sáng kiến ứng dụng công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản để hỗ trợ thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến, nhằm hỗ trợ nhóm đối tượng yếu thế, tăng tính độc lập và tự chủ cho họ trong tiếp cận dịch vụ công. Từ đó, góp phần xây dựng hệ thống dịch vụ công thân thiện, dễ sử dụng và bao trùm cho mọi đối tượng người dân, dần thúc đẩy thực hiện mục tiêu chuyển đổi số toàn diện trong khu vực công, đặc biệt là tại TP Thủ Đức.
“Nhờ có công cụ chuyển giọng nói thành văn bản, một khối lượng thông tin thậm chí có thể chuyển đổi sang nhiều thứ tiếng và in thành văn bản nổi để gia tăng khả năng tiếp cận đến nhiều nhóm người trong xã hội, kể cả nhóm yếu thế” – chị An nói về sáng kiến của mình.
Trợ lý ảo hỗ trợ 24/7
Không dừng lại ở đó, chị An cũng liên tục đưa ra những sáng kiến mới xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của đơn vị. Cũng trong năm 2024, chị tiếp tục đưa ra sáng kiến thiết lập chatbot trên website của đơn vị, hỗ trợ trả lời tự động để hướng dẫn thực hiện đăng ký các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Chị Huy An là cán bộ công chức có chuyên môn tốt, trách nhiệm cao trong công việc. Điểm sáng của An là luôn ứng dụng công nghệ vào giải quyết các yêu cầu xuất phát từ thực tiễn. An cũng là công chức rất chịu khó học tập, tìm tòi để phát triển công việc của mình theo hướng tốt hơn, luôn hướng đến việc phục vụ tốt cho người dân, doanh nghiệp.
Ông PHẠM HOÀI MINH TÂN, Bí thư Đảng ủy phường Hiệp Bình Phước
Chatbot được thiết kế để hoạt động như một “trợ lý ảo” 24/7, giúp trả lời các câu hỏi phổ biến, hướng dẫn thủ tục hành chính, cung cấp thông tin dịch vụ công và hỗ trợ giải quyết các vấn đề cơ bản mà không cần sự can thiệp trực tiếp từ cán bộ, công chức.
Chị An cho biết dù đã sử dụng website cung cấp thông tin chính thống cho người dân, doanh nghiệp, bao gồm văn bản, video và infographic hướng dẫn nhưng vẫn chưa đáp ứng kịp thời mọi thắc mắc của người dân, doanh nghiệp trên địa bàn phường. Bởi người dân, doanh nghiệp vẫn chủ yếu sử dụng các kênh truyền thống như liên hệ trực tiếp với cán bộ, công chức hoặc gọi điện thoại đến cơ quan, dẫn đến việc giải quyết thông tin chưa hiệu quả.
“Chatbot ra đời để hỗ trợ người dân, doanh nghiệp có thắc mắc, cần được giải đáp tại bất kỳ thời gian, địa điểm nào. Việc tích hợp chatbot trên website của đơn vị, hỗ trợ trả lời tự động để hướng dẫn thực hiện đăng ký các thủ tục hành chính trên môi trường điện tử nhằm nâng cao trải nghiệm và hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp…” – chị An nói.
Điều này theo chị An không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tạo sự tiện lợi, minh bạch và gần gũi cho người dân, doanh nghiệp. Đồng thời, chatbot góp phần giảm tải công việc cho các cơ quan, giúp cán bộ, công chức tập trung hơn vào những nhiệm vụ phức tạp và cần sự can thiệp chuyên sâu hơn.
Cả hai sáng kiến này hiện đều đã được UBND phường Hiệp Bình Phước đồng ý và chuyển UBND TP Thủ Đức xem xét, dựa trên nhu cầu thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ tại địa bàn.
Công chức trẻ tiêu biểu cấp TP.HCM năm 2024
Với tinh thần làm việc đó, chị Phạm Nguyễn Huy An đã năm lần được công nhận là công dân trẻ tiêu biểu cấp TP Thủ Đức (năm 2020 ở quận Thủ Đức cũ, từ năm 2021 đến 2024 là TP Thủ Đức).
Năm 2024, chị được công nhận là công chức trẻ tiêu biểu cấp TP.HCM với mô hình ngày Chủ nhật tình nguyện “Giải quyết hồ sơ chứng thực – hộ tịch cho người dân trên địa bàn phường”; mô hình đoàn tham gia thực hiện chuyển đổi số thông qua việc đẩy mạnh số hóa các hồ sơ…
Năm 2024, sáng kiến “Mô hình văn phòng thông minh – hiện đại – thân thiện tại trụ sở văn phòng UBND phường” của chị An cũng được UBND TP Thủ Đức công nhận. Với sáng kiến này, chị chia ra làm bốn giai đoạn để nâng cấp dần, trong đó có số hóa, ứng dụng công nghệ và rút ngắn quy trình giải quyết hồ sơ; thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thu phí chứng thực, lệ phí hộ tịch qua POS, QR code, link thanh toán qua tin nhắn, xuất biên lai điện tử.
Đồng thời, tham mưu cho lãnh đạo có sự phân cấp, phân quyền, giao quyền chứng thực tại UBND phường cho công chức tư pháp – hộ tịch, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi của người dân, để lãnh đạo thực hiện các công tác khác.
Tham mưu phân quyền cho chủ tịch UBND phường cấp số nhà cho người dân, tạo điều kiện cho người dân thuận lợi trong đi lại, giảm áp lực công việc cho phòng ban, giảm chi phí và rút ngắn thời gian thực hiện quy trình.
Nguồn: https://plo.vn/can-bo-tphcm-manh-dan-doi-moi-vi-dan-bai-2-can-bo-ung-dung-ai-giai-quyet-ho-so-som-nhat-cho-dan-post839369.html
