Cơ quan thuế giám sát tình trạng một doanh nghiệp 2 sổ sách thế nào?

Cục Thuế (Bộ Tài chính) vừa có công văn đề nghị các tổ chức phối hợp ngăn chặn hành vi doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh gian lận thuế thông qua sử dụng song song 2 hệ thống sổ sách kế toán tài chính.

Trao đổi với Thanh Niên, ông Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán thuế Keytas, phân tích, 2 sổ sách là gồm sổ nội bộ và sổ thuế. Sổ nội bộ để lưu trữ nội bộ tại doanh nghiệp, sổ thuế là sổ được dùng để báo cáo cho cơ quan thuế.

Thông thường, sổ nội bộ sẽ ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ doanh thu và chi phí thực tế xảy ra của hoạt động kinh doanh. Điều này đồng nghĩa, sổ nội bộ thường có doanh thu và lợi nhuận cao hơn sổ nộp cho cơ quan thuế.

Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh ghi nhận 2 sổ, với sổ nội bộ có doanh thu lớn hơn sổ thuế, tức sẽ tạo ra một khoản chênh lệch doanh thu. 

Khoản chênh lệch doanh thu này sẽ được nhận bằng tài khoản cá nhân hoặc nhận bằng tiền mặt. Bởi ở sổ thuế, khách hàng đã thanh toán chuyển khoản qua tài khoản của doanh nghiệp hoặc chủ hộ kinh doanh.

Như vậy, một khoản tiền chưa được xuất hóa đơn, chưa được ghi nhận doanh thu đã được chuyển vào tài khoản cá nhân, hoặc nhận bằng tiền mặt. Điều này sẽ đặt doanh nghiệp, hộ kinh doanh trước các rủi ro như: bị phạt hành vi không xuất hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 80 triệu đồng.

“Ngoài ra, tiền vào tài khoản cá nhân hoặc nhận tiền mặt (nhưng chưa xuất hóa đơn), tức một khoản doanh thu chưa được ghi nhận. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ bị truy thu khoản thuế thiếu; đồng thời có thể bị phạt 1 – 3 lần số tiền thuế trốn. Đáng chú ý, hành vi trốn thuế có thể dẫn đến việc bị khởi tố hình sự để răn đe”, ông Tuấn nhấn mạnh. 

Cơ quan thuế có thể giám sát qua các kênh nào?

Vị chuyên gia phân tích, cơ quan thuế có nhiều biện pháp để giám sát dòng tiền cũng như tình trạng một doanh nghiệp, hộ kinh doanh duy trì song song 2 sổ sách.

Thứ nhất là quản lý dựa trên dữ liệu của bên thứ ba: kiểm soát đầu vào của hộ kinh doanh và doanh nghiệp, khi buộc bên bán phải xuất hóa đơn đầy đủ thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của hộ kinh doanh và doanh nghiệp; kiểm soát dòng tiền ở các đơn vị vận chuyển, dòng tiền ở các sàn thương mại điện tử.

“Trong trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ trốn thuế, cơ quan thuế có quyền yêu cầu sao kê tài khoản ngân hàng cá nhân của chủ doanh nghiệp, hoặc chủ hộ kinh doanh, hoặc người thân của chủ doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh để xác minh nghĩa vụ thuế”, ông Tuấn nói.

Thứ hai là kiểm soát từ hệ thống nhận diện rủi ro của cơ quan thuế: thông qua hệ thống dữ liệu tập trung của ngành thuế, cơ quan thuế có thể nhận diện các trường hợp đáng ngờ thông qua các hệ số rủi ro được thiết lập. Trong đó, hệ số rủi ro giá vốn/doanh thu được sử dụng phổ biến, vì dễ phát hiện các dấu hiệu rủi ro tại doanh nghiệp.

Một cách cơ bản, cơ quan thuế sẽ so sánh hệ số rủi ro giá vốn/doanh thu của từng doanh nghiệp, so với bình quân ngành của tất cả doanh nghiệp trong cùng một ngành nghề. Khi tỷ lệ này cao một cách bất thường, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình bằng hồ sơ, số liệu thực tế.

Ông Tuấn cho biết, khi tỷ lệ giá vốn/doanh thu cao bất thường, có 2 khả năng xảy ra:

Giá vốn cao bất thường xảy ra khi doanh nghiệp kê khống chi phí, bằng cách kê khai khống chi phí lương hoặc mua hóa đơn để ghi nhận thêm chi phí không có thực. Khi đó, chi phí của doanh nghiệp tăng lên, dẫn đến lợi nhuận đóng thuế giảm, hoặc lỗ để không phải đóng thuế.

Doanh thu thấp bất thường xảy ra khi một lượng lớn doanh thu không được ghi nhận. Trường hợp phổ biến là doanh nghiệp bán hàng cho người dân, hoặc đối tượng không có nhu cầu lấy hóa đơn.

Khi đó, doanh nghiệp sẽ nhận tiền vào tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp, thay vì tài khoản mang tên của doanh nghiệp; hoặc khách hàng trả tiền mặt, nhưng chủ doanh nghiệp không hoàn trả về doanh nghiệp để ghi nhận dòng tiền, doanh thu tại doanh nghiệp, mà đưa về thẳng cho cá nhân chủ doanh nghiệp. Điều này dẫn đến hành vi không xuất hóa đơn đầu ra để thực hiện nghĩa vụ thuế tại doanh nghiệp.

“Trong giai đoạn hiện nay, cơ sở dữ liệu tập trung của ngành thuế đang dần hình thành khi người nộp thuế đã định danh trên VNeID, ứng dụng eTax Mobile đang dần hoàn thiện, dữ liệu hóa đơn điện tử được cập nhật hàng ngày…

Cơ quan thuế có đủ thông tin, công cụ để nhận diện các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có dấu hiệu trốn thuế, nghĩa là hành vi lập 2 sổ sách khó giấu doanh thu hơn ngày xưa rất nhiều. Doanh nghiệp, chủ hộ kinh doanh cần chú ý tuân thủ đúng chính sách pháp luật, đảm bảo môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng”, ông Tuấn khuyến cáo.