Trong hệ thống các hành vi vi phạm về hóa đơn, “lập hóa đơn không đúng thời điểm” từng được xem là lỗi thủ tục, ít được chú ý so với các hành vi không lập hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Tuy nhiên, hiện nay, cách tiếp cận của cơ quan quản lý đã thay đổi đáng kể.
Từ ngày 16/1/2026, lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt tới 70 triệu đồng. Thời điểm lập hóa đơn không còn là vấn đề kỹ thuật của kế toán, mà trở thành một tiêu chí quan trọng để đánh giá mức độ tuân thủ và rủi ro thuế của doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh hóa đơn điện tử được quản lý bằng dữ liệu và đối soát theo thời gian thực.
Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020 của Chính phủ, thời điểm lập hóa đơn không còn được hiểu một cách đơn giản là “khi thu tiền”, mà được xác định theo bản chất từng loại giao dịch và đặc thù của từng ngành nghề. Đây cũng là điểm khiến nhiều doanh nghiệp dễ mắc sai sót, đặc biệt trong bối cảnh giao dịch số hóa, khối lượng lớn và quy trình đối soát phức tạp.
Lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt tới 70 triệu đồng (Ảnh: DT).
Với hoạt động bán hàng hóa, nguyên tắc chung là hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
Trong lĩnh vực bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống (F&B), thương mại điện tử, nơi phát sinh hàng nghìn giao dịch mỗi ngày, quy định này đòi hỏi hệ thống hóa đơn phải được tự động hóa và gắn chặt với thời điểm giao dịch hoặc giao hàng. Việc lập hóa đơn chậm, dù chỉ mang tính kỹ thuật, cũng có thể dẫn tới vi phạm trên diện rộng.
Đối với các lĩnh vực đặc thù như điện, nước, viễn thông, xây dựng, bất động sản, vận tải hay thương mại điện tử, thời điểm lập hóa đơn được quy định khác nhau. Điều này cho thấy không tồn tại một “thời điểm chuẩn” áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp, mà phụ thuộc vào ngành nghề, mô hình kinh doanh và cách tổ chức giao dịch.
Theo quy định hiện hành của pháp luật thuế, thời điểm lập hóa đơn được xác định dựa trên bản chất của giao dịch, không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu tiền hay chưa.
Cụ thể, với bán hàng hóa, hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, hoặc khi thu tiền nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ.
Ngoài ra, pháp luật còn quy định riêng thời điểm lập hóa đơn cho một số lĩnh vực đặc thù như điện, nước, viễn thông, xây dựng, bất động sản, vận tải hay thương mại điện tử. Điều này có nghĩa là không tồn tại một “thời điểm chuẩn” áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp, mà phụ thuộc vào ngành nghề, mô hình kinh doanh và cách tổ chức giao dịch.
Về mức phạt, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn sai thời điểm được xử lý với mức phạt tương đối thấp (vài triệu đồng), trong đó, việc xác định vi phạm chủ yếu căn cứ vào mức độ tác động đến nghĩa vụ thuế.
Nguồn: https://dantri.com.vn/kinh-doanh/lap-hoa-don-sai-thoi-diem-co-the-bi-phat-toi-70-trieu-dong-20251228095122340.htm
