Chi phí nào không hóa đơn vẫn được trừ khi tính thuế thu nhập hộ kinh doanh?

5 nhóm hàng hóa, dịch vụ không hóa đơn vẫn được khấu trừ trước thuế

Quy định về trường hợp mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân theo khoản 1, điều 9 của Nghị định 320/2025 có 5 nhóm hàng hóa. Cụ thể:

Thứ nhất, mua hàng hóa dịch vụ được mua là sản phẩm nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.

Thứ 2, mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, sõng, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.

Thứ 3, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.

Thứ 4, mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.

Thứ 5, hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng.

Các chuyên gia thuế lưu ý với cá nhân, hộ kinh doanh: Để được tính các chi phí đầu vào hợp lý đối với các trường hợp trên, cần phải có đủ các chứng từ chi tiền hợp lệ. Thứ 2 là có bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu 01/TNCN. Bảng kê thu mua hàng hóa theo mẫu 01/TNDN phải được đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền từ doanh nghiệp ký. Bên bán phải cung cấp căn cước công dân bản photo và không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, có thể dùng tiền mặt để chi trả. Nếu thanh toán trên 5 triệu phải thanh toán không dùng tiền mặt. 

Tiền điện, tiền nước, chi phí thuê xe ôm… kê khai thế nào?

Ngoài ra, các khoản chi tiền điện, tiền nước, dịch vụ vệ sinh… mà hộ kinh doanh tại chợ, trung tâm thương mại, không có hóa đơn từ đơn vị điện lực, công ích… phải có các chứng từ được cung cấp từ đơn vị thu tiền (ban quản lý chợ…) gồm hóa đơn tiền điện nước; chứng từ thanh toán tiền điện nước; hợp đồng thuê địa điểm ghi rõ điều khoản bên nào chi trả khoản tiền điện nước.

Trường hợp các cá nhân, hộ kinh doanh thuê xe ôm, xe ba gác, ô tô để chở hàng hóa và không có hóa đơn, muốn kê khai các chi phí này khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Theo chuyên gia thuế, thông tư 111/2023 của Bộ Tài chính quy định, tùy vào từng trường hợp mà có cách kê khai, xử lý các khoản chi phí thuê vận chuyển không hóa đơn khác nhau.

Cụ thể, trường hợp 1, nếu thuê cá nhân vận chuyển hàng hóa có giá trị dưới 2 triệu đồng/lần hoặc tháng, hộ/ cá nhân kinh doanh cần có hợp đồng (giao khoán hoặc thời vụ) vận chuyển, số chứng minh nhân dân (photo) của người vận chuyển, biên bản nghiệm thu cung ứng dịch vụ vận chuyển, chứng từ thanh toán (phiếu chi có chữ ký, họ tên đầy đủ bên nhận), bảng kê 01/TNCN. 

Trường hợp 2 là thuê cá nhân vận chuyển có giá trị từ 2 triệu đồng/lần hoặc tháng đến dưới 100 triệu đồng/năm, ngoài các chứng từ giống yêu cầu trường hợp thứ nhất, hộ/cá nhân kinh doanh cần có chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân ở mức 10%.

Ngoài các giấy tờ, chứng từ nêu trên, hộ/cá nhân kinh doanh phải chứng minh thực tế có phát sinh việc thuê dịch vụ chở hàng. Chẳng hạn, thuê chở hàng từ xưởng/kho về điểm bán hàng hoặc giao cho khách hàng… thì phải có hóa đơn bán hàng/nhập hàng cho bên nhận, kèm phiếu xuất kho có ghi rõ thời gian xuất/nhập hàng.

Trường hợp 3 là chi thanh toán dịch vụ vận chuyển trên 100 triệu đồng/năm, phải có hóa đơn bán hàng và chuyển khoản.